Inscripción de una empresa en la Seguridad Social

INSCRIPCION DE LA EMPRESA

La inscripción de la empresa en la Seguridad Social por parte del empresario es imprescindible como primer requisito al inicio de las actividades laborales.

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En el caso de los empleados del hogar, tiene la condición de empresario, el titular del hogar familiar, ya lo sea de forma efectiva o como titular del domicilio o lugar de residencia donde se prestan los servicios domésticos.

Antes de iniciar la actividad, los empresarios tienen la obligación de solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social la inscripción de la empresa en el correspondiente régimen del sistema de Seguridad Social, de forma que puedan ser identificados La solicitud debe realizarse en un modelo oficial (modelo TA.6) que deberá ser presentado en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social que corresponda en función del domicilio del empresario o donde esté situado el centro de trabajo. La documentación que se acompañará junto con la solicitud dependerá de si el empresario es persona física o jurídica.

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· Persona física

□ Fotocopia del DNI o pasaporte o documento oficial que lo sustituya (1)

□ Declaración censal.

□ Alta de IAE (solo para aquellas empresas que estén obligadas al pago de este impuesta).

Persona jurídica, se incluirá la misma documentación que en el caso de persona física, además de:

□ Certificado del Registro Mercantil, escritura de constitución o cualquier otro documento análogo.

□ Libro de Actas, en el caso de comunidades de propietarios.

□ Fotocopia o resguardo del CIF emitido por el Ministerio de Hacienda.

Cuando se trate del titular del hogar familiar en el régimen de empleados de hogar, se deberá presentar además del modelo TA.6, su DNI o pasaporte y el modelo TA.2/S-0138 que corresponde al alta del empleado de hogar.

La inscripción de la empresa es única para todo el territorio nacional, y no hay que volver a realizarla mientras que la empresa esté funcionando.

Con ella, la Tesorería asigna a la empresa un Código de Cuenta de Cotización, dicha identificación numérica consta de 11 cifras, dividida en 3 partes:

Código provincial. Es el número de orden de la provincia, consta de 2 dígitos.

· Número de inscripción. Es el número correspondiente a la empresa, consta de 7 cifras, si es preciso se completa con ceros a la izquierda.

· Código de control. Consta de 2 dígitos.

Código provincial Número de inscripción Código de control

28 000030 05

La apertura de nuevos centros de trabajo serán comunicados por el empresario a la delegación de la Tesorería General de la Seguridad Social que le corresponda. Si además el centro de trabajo se encuentra en distinta provincia, se debe utilizar el modelo TA.7, donde se le asignará un nuevo Código de Cuenta de Cotización. En ambos supuestos el plazo es de 6 días y los documentos que ha de aportar son:

Datos de la empresa.

· Datos del centro de trabajo.

· Datos de la plantilla.

· Datos de la actividad que desarrolla.

· Mutua a la que opta.

Cuando se produzca algún tipo de variación en los datos inicialmente comunicados a la Tesorería General de la S.S., la empresa debe de comunicarlo en el modelo TA.7 dentro del plazo de 6 días naturales. Los documentos que debe aportar son el número de cuenta de cotización y régimen, así como los datos que varíen.

Cuando se produzca un cambio de entidad (INSS o mutua), se deberá presentar el documento de asociación con la nueva mutua en el plazo de 10 días naturales antes de la entrada en vigor del cambio.

Cuando se produce la extinción de la empresa o el cese temporal o definitivo de la actividad el empresario deberá comunicarlo mediante el modelo TA.7, a la Dirección Provincial de la TGSS en que se practicó su inscripción dentro de los 6 días naturales siguientes a aquel en que se haya producido el hecho. Junto con esta comunicación deberá incluir los partes de baja de los trabajadores en plantilla.

Veamos un ejemplo práctico y conozcamos los modelos que pueden ser descargados directamente para su cumplimentación en la web de la TGSS.

Protección de los Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales

Las empresas, así como el titular del hogar familiar, deben proteger a sus trabajadores de los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales a través de las llamadas mutua de accidentes de trabajo, la mutua elegida se indicará en el modelo TA.6.

Además la empresa, podrá acogerse voluntariamente a la cobertura de las contingencias comunes, a la misma mutua que opta para la protección de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional, eligiendo dicha opción en el mismo momento de adscripción a la mutua de accidente.

Si la empresa, en cualquier momento opta por cambiar de mutua, el simple hecho de ponerse en contacto con la nueva mutua deseada, ella gestionará dicho cambio.

AFILICACION, ALTA, BAJA Y VARIACION DE DATOS

Una vez la empresa ha sido inscrita en la Seguridad Social, puede ya contratar personal, aquí comienzan nuevas obligaciones del empresario con la Seguridad Social.

Afiliación

La inscripción de los trabajadores en la Seguridad Social se produce a través de la afiliación, y los empresarios están obligados a inscribir en el Sistema de la Seguridad Social a todos los trabajadores que contraten. Esta afiliación debe realizarse antes de que comiencen a trabajar en la empresa mediante el modelo TA.1.

En el supuesto de los empleados de hogar, para determinar quien está obligado a solicitar la afiliación a la Seguridad Social.

Una vez presentada la solicitud de afiliación, la Tesorería emitirá una tarjeta que debe entregarse a cada trabajador, en la que constan sus datos y el número de Seguridad Social que le haya sido asignado.

La afiliación es única, y cuando se hace por primera vez dura toda la vida del trabajador, independientemente de las altas y de las bajas que se produzcan en los distintos regímenes y en distintas empresas. Al practicarla, la Tesorería General de la Seguridad Social asigna un número de afiliación que permitirá identificar al trabajador en sus relaciones con la Seguridad Social.

La afiliación de los trabajadores se puede realizar de tres formas:

Por el empresario, este está obligado a solicitar la afiliación a la Seguridad Social de los trabajadores que no estuvieran previamente afiliados, e ingresen en su empresa para prestar servicios.

Por el trabajador, en los casos de los trabajadores por cuenta ajena, cuyo empresario no cumpla con la obligación de afiliación, pueden solicitarla directamente ante la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Afiliación de oficio por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social, en este caso la afiliación del trabajador se podrá efectuar de oficio como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, se ha puesto de manifiesto el incumplimiento de la obligación de afiliar al trabajador por parte del empresario.

Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores por cuenta ajena del Régimen General

El empresario debe comunicar mediante el modelo TA.2/S las altas (ingresos) y bajas (ceses) de trabajadores en la empresa, así como las variaciones de datos (dichos trámites se realizarán a través de Sistema RED para aquellas empresas obligadas a su utilización). Más adelante veremos que es el sistema RED y en qué consiste.

Las solicitudes de altas y bajas de los trabajadores, al igual que ocurría con la afiliación, está obligado a realizarlas el empresario, si incumple dicha obligación, el trabajador podrá el mismo darse de alta y también podrá efectuarse de oficio por la Tesorería.

La comunicación de alta debe formularse antes de la iniciación de la prestación de servicios, pero no antes de los 60 días anteriores. Las solicitudes de alta presentadas antes del inicio de la prestación de servicios únicamente surten efecto a partir del día en que se inicie la actividad. Las altas solicitadas fuera de plazo solo tendrán efecto desde el día en que se formule la solicitud.

El periodo de prueba se considera como ingreso al trabajo a efectos de la correspondiente alta a la Seguridad Social.

En el proceso de alta del trabajador se deberán presentar los siguientes datos:

· Datos del trabajador: DNI, domicilio, etc.

· Fecha de alta.

· Datos del contrato: modalidad contractual, coeficiente tiempo parcial, determinadas características del trabajador como por ejemplo minusvalía, etc.

· Datos de la empresa: razón social, régimen y cuenta de cotización.

· Datos relativos a la actividad como grupo cotización, epígrafe accidentes, etc.

Las solicitudes de baja y variación de datos del trabajador deben ser presentadas dentro del plazo de los 6 días naturales siguientes al del cese de la actividad o de aquel en que la variación se produzca.

En el proceso de variación se indicarán los datos identificativos del trabajador y la empresa, así como aquellos datos que se modifiquen y la fecha a partir de la cual se produce el cambio.

Los justificantes de las altas, bajas o variaciones de datos deben ser conservados por el empresario durante un plazo de 5 años.

A continuación mostramos los modelos oficiales TA.1 y TA 2/S

Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores integrados en el Sistema Especial Agrario del Régimen General

El empresario deberá comunicar mediante el modelo TA.0163 las altas, bajas y las variaciones de datos de los trabajadores que se produzcan en la actividad agraria ante la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que figure identificado el centro de trabajo (estos trámites se realizarán a través de Sistema RED o RED Directo).

El alta de un trabajador agrario se deberá formular antes de la iniciación de la prestación de servicios, pero no antes de los 60 días anteriores surtiendo efecto a partir del día en que se inicie la actividad. En aquellos supuestos que la contratación del trabajador agrario se produzca el mismo día que el inicio de la prestación de servicios, la solicitud de alta deberá comunicarse antes de las 12 horas.

En el proceso de alta del trabajador agrario se deberán indicar datos tales como:

· Datos del trabajador: DNI, NAF, domicilio, etc.

· Fecha de alta.

· Modalidad de cotización por meses o jornadas reales.

· Datos identificativos de la empresa.

· Datos relativos a la actividad como grupo cotización, epígrafe accidentes y determinación si la empresa cotizará el mes completo por el trabajador o no

Cuando la modalidad de cotización elegida es por Jornadas Reales, el empresario deberá comunicar de forma obligatoria a la Seguridad Social, el número de jornadas reales realizadas por el trabajador en el mes.

Para ello el empresario utilizará el modelo TA.0163-JR, cuyo plazo de presentación es los primeros 6 días del mes siguiente a la realización de las jornadas.

Las solicitudes de baja y variación de datos del trabajador deben presentarse dentro del plazo de los 6 días naturales siguientes al del cese de la actividad o de aquel en que la variación se produzca.

Los trabajadores agrarios se encontrarán incluidos en este Sistema Especial tanto por los periodos de actividad como en los de inactividad. Se entenderá que existe inactividad cuando dentro de 1 mes natural, el número de jornadas reales no superen el 76,67 % de los días naturales citado mes. Con carácter general, se encontrarán incluidos los trabajadores que realicen 30 jornadas en el plazo de 365 días.

Durante el periodo de inactividad el trabajador será excluido por:

Solicitud voluntaria del trabajador.

Solicitud del trabajador por iniciar una relación laboral perteneciente a otro régimen o encontrarse en situación de alta asimilada.

De oficio por no realizar las 30 jornadas en un periodo de 365 días o por la falta de abono en 2 consecutivos de la cuota de inactividad (sello).

Los trabajadores agrarios excluidos por alguna de las circunstancias anteriormente citadas, se reincorporarán al nuevo sistema siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos, que son haber realizado un mínimo de 30 jornadas en el periodo de 365 días anteriores y encontrarse al corriente del pago de las cuotas de inactividad.

Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores pertenecientes al Sistema Especial del Empleado del Hogar.

El alta de los trabajadores en este Sistema Especial debe realizarse con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, esta obligación corresponde al empleador (titular del hogar familiar). En el supuesto de que el empleado de hogar preste sus servicios en varios hogares, la obligación del alta corresponderá a cada uno de los distintos empleadores.

Existen casos excepcionales en los que no se puede prever de forma anticipada suficiente el inicio de la prestación de servicios, o los días anteriores son inhábiles, o se inicia la prestación en día inhábil. En estos supuestos se debe remitir a la TGSS, con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, determinada información del trabajador y del empleador.

Las altas presentadas antes del inicio de la prestación de servicios solo surtirán efectos a partir del día en que se inicie la actividad.

El modelo que el empleador debe presentar ante la TGSS es el TA.2/S-0138, que se muestra a continuación, los datos a cumplimentar en este modelo son los referentes al empleado de hogar, tipo de solicitud, titular del hogar familiar con indicación de familia numerosa, si procede, los referentes a la actividad laboral, los complementarios para el cálculo de la retribución y los datos para la domiciliación del pago de cuotas.

El alta de los empleados de hogar también se puede realizar a instancia del propio trabajador, cuando el empleador incumple su obligación. El modelo que se presenta en el organismo en estos casos es el TA.2/T-0138:

Los datos a cumplimentar en este modelo son los mismos que en el caso anterior, excepto los relacionados con la calificación de familia numerosa y los relativos a la domiciliación del pago de cuotas, que no serán necesarios.

Cuando se produce la baja del trabajador o una variación de datos, el empleador debe presentar la solicitud correspondiente dentro de los 6 días naturales contados a partir del día siguiente al cese o variación de datos en la actividad laboral.

Los modelos de solicitud de baja o variación de datos son los mismos que para el alta.

El sistema RED y RED Directo

La Tesorería General de la Seguridad Social, permite la comunicación de los datos de afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores mediante conexión electrónica, informática o telemática.

Este servicio que ofrece la TGSS a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales, permite el intercambio de información y documentos entre ambas entidades (TGSS y usuarios) a través de INTERNET, es conocido como Sistema RED.

El usuario podrá realizar todas estas gestiones y recibir mensajes de la TGSS desde su propio despacho, sin necesidad de desplazarse y sin las limitaciones de horario de oficinas.

Las empresas que tengan menos de 15 trabajadores en el momento de solicitar la autorización, que no dispongan de programa de nóminas, o que teniéndolo, no esté adaptado al Sistema RED, podrán cumplir con sus obligaciones (cotización, afiliación y partes médicos) a través del sistema RED Directo, el cual está considerado como un nuevo tipo de transmisión dentro del Sistema RED. Posteriormente si el número de trabajadores aumenta la empresa podrá seguir utilizando este sistema siempre que el número de los mismos un supere los 25 trabajadores.

El Sistema RED o RED Directo es obligatorio para las empresas pertenecientes al Régimen General, así como todas aquellas empresas con más de 10 trabajadores en plantilla pertenecientes a otros Regímenes.

AFILICACION, ALTA, BAJA Y VARIACIONES DEL TRABAJADOR AUTONOMO

Los trabajadores por cuenta propia que inician su actividad, contratando personal o no, están obligados a inscribirse (afiliarse y darse de alta) en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. También debe comunicar a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social el cese de sus actividades (baja del régimen).

Afiliación

Los trabajadores autónomos que no estuviesen afiliados anteriormente deberán solicitar su afiliación en el modelo oficial TA.1 ante la entidad gestora de este régimen especial en la que se solicite el alta inicial.

Altas, bajas y variación de datos

El alta, la baja y la variación de datos para trabajadores por cuenta propia se efectúan mediante el modelo oficial TA.0521/A.

El alta en el Régimen de Autónomos es única, siendo obligatoria para los empresarios individuales y las comunidades de bienes, y opcional para los trabajadores de cooperativas. Debe realizarse en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social, en los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad.

El plazo para comunicar la baja corno autónomo es de 6 días naturales a partir de aquel en que dejen de concurrir las condiciones requeridas. Las bajas tendrán efectos desde el día primero del mes siguiente a aquel en que se dejen de reunir los requisitos exigidos para su inclusión en este régimen.